Der einzige Passus, in dem ein schriftlicher Report vorgeschrieben ist, steht in der Unfallerhütungsvorschrift BGV A2, § 5. Demnach hat der Unternehmer die bestellte SIFA zu verpflichten, über die Erfüllung der übertragenen Aufgaben regelmäßig schriftlich zu berichten.

Die Berufsgenossenschaft Druck und Papierverarbeitung (BGDP) erklärt, dass hauptamtliche Fachkräfte dazu aufgefordert sind, mindestens einmal pro Jahr einen Bericht zu erstatten.

Bei nebenamtlichen Fachkräften, bzw. bei sicherheitstechnischen Diensten richtet sich die Berichtsabgabe nach dem Umfang der Tätigkeit. Im Regelfall sollte aber auch hier einmal pro Jahr Report erstattet werden. Wenn weniger als ein Einsatz jährlich durchgeführt wird, sei nach jedem Einsatz ein Bericht zu erstatten.

Laut BGDP sind mögliche Gesichtspunkte eines Berichts: Organisatorisches (z.B. Einsatz: Soll/Ist, Anzahl und Ergebnisse der Betriebsbesichtigungen), Beratung und Vorschläge (z.B. Beseitigung von Mängel an Maschinen und Vorschläge zur besseren sicherheitstechnischen Gestaltung von Maschinen), Auswertungen (z.B. Analysen von Arbeitsunfällen, Statistik, Ermittlung von Lärmbelastung etc.).

Durchgeführte Schwerpunktaktionen, z.B. über einen Hautschutzplan sowie einen Ausblick auf Schwerpunktaktionen und Vorhaben für das nächste Jahr.

Dokumentation im Arbeitsschutz: Alles abheften

Daneben haben Sie den Unternehmer ja auch regelmäßig über die Ergebnisse Ihrer Begehungen etc. zu informieren. Wie Sie das gestalten und die Infos übermitteln, müssen Sie mit Ihrem Arbeitgeber ausmachen.

Auf der juristisch absolut sicheren Seite sind Sie, wenn der Boss alle Protokolle etc. abzeichnet. Allerdings ist das immer eine schwierige Gratwanderung, denn Sie können ihn ja nicht dazu zwingen. Und viele Chefs werden aus Prinzip nicht unterschreiben, selbst wenn sie nichts Übles im Sinn haben.

E-Mails sind auch nicht wirklich sicher, denn sie könnten theoretisch im Nirwana verloren gehen. Es gibt zwar die Lese und Empfangsbestätigung, die Sie bei Outlook einstellen können. Oft wird diese Einstellung aber unterdrückt, bzw. die Firewall des Unternehmens lässt sie nicht zu.

Das Beste wird sein, alle Aktennotizen und schriftliche Protokolle selbst als Kopie abheften. Behalten Sie auch alle handschriftlichen Notizen, die Sie z.B. bei Ihren Begehungen gemacht haben. Manchmal braucht man sie im Nachhinein, um etwas zu interpretieren. Halten Sie auch jedes Telefongespräch fest, selbst wenn Sie nur aufschreiben, wann Sie mit wem zu welcher Uhrzeit gesprochen haben. So etwas vergisst man sonst schnell.

Mit diesem ordentlich abgehefteten Papierstapel können Sie auch im Notfall die Staatsanwaltschaft für sich einnehmen, selbst wenn der Chef nichts unterschrieben hat. Denn im Fall des Falles werden die Ordner so schnell beschlagnahmt, dass man im Nachhinein kaum was drehen kann. Und das wissen auch die Staatsanwälte und schenken den Dokumenten eher Glauben.

Die Dokumentation im Arbeitsschutz gestalten

Wie eine Dokumentation im Arbeitsschutz aussehen sollte, finden Sie in der gemeinsamen Empfehlung von Bundesarbeitsministerium, Bundesländern, Verband deutscher Sicherheitsingenieure (VDSI), Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften, Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände und Deutschem Gewerkschaftsbund „Qualitätsmerkmale und Anforderungen an Fachkräfte für Arbeitssicherheit für deren Aufgabenwahrnehmung“. Dort steht unter Punkt 4.3, dass der schriftliche Bericht eine übersichtlich gegliederte Form haben und in einer verständlichen Sprache verfasst sein muss. Er sollte mindestens folgende Daten enthalten:

• Name und Stellung des Bearbeiters im Betrieb bzw. bei externen Diensten Auftraggeber und Auftragnehmer
• Beschreibung der auszuführenden Aufgabe bzw. des Auftrags
• Ergebnisse der Analyse und Beurteilung, vorgeschlagene Arbeitsschutzmaßnahmen sowie Aussagen zu deren Durchführung
• Ergebnisse der Überprüfung der Wirksamkeit der durchgeführten Arbeitsschutzmaßnahmen
• Zeitaufwand
• Unterschrift (bzw. bei externen Diensten ergänzend Name) des Bearbeiters.

Daneben sollten Sie für Ihre Arbeitsschutz-Dokumentation geeignete Formulare, bzw. Prüflisten verwenden.

Außerdem betont die Empfehlung, dass die Sie Einsatzzeiten dokumentieren sollen. Die Mindest-Einsatzzeiten legen die Berufsgenossenschaften fest. Maßgeblich für die Berechnung sind die Beschäftigtenzahl und das Gefahrenpotential.

Auch Arbeitsschutzausschuss zur Beweissicherung nutzen

Natürlich gibt es auch vorbildliche, gut organisierte Arbeitgeber, die Ihnen mit vorgefertigten Formblätter die Gestaltung der Protokolle so einfach wie möglich machen.

Leider existieren auch beratungsresistente Chefs, die Arbeitsschutz nur als Last ansehen. Falls Ihr Chef zu dieser Spezies gehört und der Betrieb hat mehr als 20 Mitarbeiter, dann könnte sich über den Arbeitsschutzausschuss (ASA) eine Hintertür öffnen. Den muss ein Unternehmen dieser Größe nach § 11 ASiG gründen.

Er sollte sich laut Gesetz mindestens einmal vierteljährlich treffen und setzt sich aus Arbeitgeber, bzw. einem Beauftragten, zwei Betriebsratmitgliedern, Betriebsärzten, Fachkräften für Arbeitssicherheit sowie Sicherheitsbeauftragten nach § 22 des SGB VII zusammen. In ihm werden Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung beraten.

Ganz nebenbei haben Sie die Möglichkeit, noch einmal Ihre Ergebnisse vorzutragen, gerne auch in Form eines schriftlichen Reports. Am Ende kann ein Protokoll stehen, in dem auch Ihr Beitrag aufgeführt ist. Und dann haben Sie es schwarz auf weiß.

Noch Fragen? VDSI-Mitglieder können sich auch in einem geschlossenen Forum über die Dokumentation informieren.

Downloadtipp: Betrieblicher Leitfaden für die Dokumentation im Arbeitsschutz

Sabine Philipp, Fachjournalistin