Überlegen Sie sich einige Wochen vorab mit Hilfe einer schriftlichen „To-Do-Liste“, wer Ihrer Kollegen Sie am besten in welchen Bereichen bzw. in welchem Projekt vertreten kann, was Sie selbst vorab unbedingt noch klären/erledigen müssen und wen Ihrer Kunden/Geschäftspartner Sie von Ihrer Abwesenheit unterrichten und/oder auf Ihre Vertretung hinweisen sollten.

Vermerken Sie sich auf Ihrer To-Do-Liste am besten auch,

• wann Sie mit Ihrem jeweiligen  Vertreter die Aufgaben besprechen, die während Ihres Urlaubes anstehen könnten, und
• bis wann Sie Ihre vorbereitenden Tätigkeiten erfüllt haben möchten.

Haken Sie die jeweiligen Punkte möglichst ab, damit Sie sehen, dass Sie gut mit Ihrer Urlaubsvorbereitung vorankommen.

Vereinbaren Sie nur konkrete Kontaktzeiten

Wenn Sie trotz guter Vorbereitung dennoch während des Urlaubs für Fragen bereit stehen möchten, vereinbaren Sie mit Ihrer Vertretung konkrete Kontaktzeiten (z. B. morgens zwischen 9 und 10 Uhr bzw. nachmittags zwischen 16 und 17 Uhr). Damit Sie nicht wegen jeder Kleinigkeit angerufen werden, empfiehlt es sich prinzipiell folgende Fragen zu klären:

• Bei welchen besonderen Problemen/Anfragen wollen Sie auf jeden Fall umgehend informiert werden?
• Wie definieren Sie solche „besonderen Probleme/Anfragen“ (z. B. Klageandrohung, Beschwerden)?
• Was sind vertrauliche Informationen, die nur direkt an Sie gesandt werden oder bis zu Ihrer Rückkehr (ungeöffnet) aufbewahrt werden sollen? 

Übergeben Sie am letzten Tag vor Ihrem Urlaub Ihrem Vertreter Ihre Vorbereitungsliste. Auf diese Weise ist er bestens darüber informiert, was Sie noch vor Ihrem Urlaub geklärt bzw. erledigt hatten und mit was für Ereignisse er/sie rechnen kann/können. 

Gestehen Sie Fehler zu

Natürlich kann es sein, dass Ihrer jeweiligen Vertretung ein Fehler unterläuft oder die Aufgaben während Ihrer Abwesenheit nicht so sorgfältig erfüllt werden, wie Sie es gewohnt sind. Machen Sie daraus keine „Staatsaffäre“. Ziehen Sie für sich stattdessen die Lehre daraus, dass Sie vor dem nächsten Urlaub den jeweiligen Vertreter noch besser briefen müssen. 

Dr. Jutta Gröschl ist Chefredakteurin der Monatspublikationen „Coaching“ und „Sekretärinnen SERVICE“, die im WEKA-Tochterunternehmen GWI erscheinen.