Wenn Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe identifizieren möchten, empfiehlt es sich, zunächst über einen Zeitraum von einer Woche detailliert Plan über Ihren Tagesablauf zu führen. Dadurch erkennen Sie

-    was für Tätigkeiten Sie so alles ausführen – also nicht nur Ihre offiziellen Aufgaben  - und
-    wo Handlungsbedarf besteht.

Letzterer ist in der Regel immer dann gegeben, wenn Sie erkennen, dass Sie für bestimmte Arbeiten zu viel Zeit brauchen bzw. wenn Sie durch bestimmte Tätigkeiten zu oft in Ihrem Arbeitsfluss unterbrochen werden. Außerdem werden Sie Aktivitäten finden, die Ihnen unnötig viel Zeit kosten – aber nicht viel bringen. Dazu gehören beispielsweise

• einfache Tätigkeiten, die Sie problemlos delegieren können,
• Aufgaben, die Sie nur einmal erfüllen werden und für deren Bewältigung Sie sich erst das notwendige Fachwissen aneignen müssen,
• regelmäßige (private) Unterbrechungen (z. B. Telefonate, Gespräche mit Kollegen, ausschweifende Internetrecherchen).
  

Sobald Sie solche Zeitdiebe identifiziert haben, können Sie handeln – auch wenn Sie feststellen, dass dahinter eigentlich etwas ganz anderes steckt. Unter Umständen langweilen Sie sich mit Ihren aktuellen Tätigkeiten. Oder Sie suchen sich bewusst Herausforderungen, für die Ihr (aktuelles) Fachwissen nicht ausreicht – nach deren Bewältigung Sie aber hoffen, auf der Karriereleiter aufsteigen zu können. Oder Sie sind ein sogenannter „polychronischer Zeitmanager“, der vom Typ her gar nicht in der Lage ist, organisiert seinen Arbeitstag zu bewältigen. Entweder hilft Ihnen in dieser Situation ein Entwicklungsgespräch mit Ihrem Chef oder Sie beginnen herauszufinden, wie Sie trotz Ihrer typischen Veranlagung Ihren Arbeitstag besser organisieren.

Das können Sie auf jeden Fall tun

Schaffen Sie sich bewusst in Ihrem Tagesablauf „Zeit-Inseln“, in denen Sie ungestört arbeiten: Schließen Sie zu Beginn einer solchen Phase Ihre Zimmertür – oder vereinbaren Sie klare Zeichen, die Ihren Kollegen zeigen, dass Sie nun nicht gestört werden möchten. Sollten Sie dennoch in dieser Zeit unerwartet Besuch bekommen, dann stehen Sie auf und begrüßen Sie diesen – aber fordern Sie ihn nicht auf, sich zu setzen.

Achten Sie darauf, dass Sie klar und offen mit Ihren Kollegen und Ihrem Chef kommunizieren: Je präziser die Absprachen sind, desto weniger Missverständnisse und zusätzliche Tätigkeiten entstehen.

Gewöhnen Sie es sich an, selektiv zu lesen – gleich, ob es sich um einen Brief, eine Mail oder ein umfassendes Schriftstück handelt. In Folge dessen wird Ihnen die Entscheidung leichter fallen, ob Sie jetzt den gesamten Inhalt lesen müssen – oder vielleicht sogar die eine oder andere Nachricht einfach löschen.

Dr. Jutta Gröschl
Dr. Jutta Gröschl ist Chefredakteurin der Monatspublikationen „Coaching“ und „Sekretärinnen SERVICE“, die im WEKA-Tochterunternehmen GWI erscheinen.