Stellen Sie für die Zeit Ihres Urlaubs nicht einfach nur eine automatisierte Response-Mail ein, die Ihren Geschäftspartnern mitteilt, von wann bis wann Sie nicht zu erreichen sind. Informieren Sie stattdessen schon einige Zeit davor (ca. 1 bis 2 Wochen) Ihre aktuell wichtigsten Kontakte, damit diese sich auf Ihre Abwesenheit einstellen können und mögliche Fragen/Probleme vorab direkt mit Ihnen klären können.

Durchforsten Sie Ihre Mails

Mal ehrlich: Wie viele Nachrichten, die Sie auf elektronischem Weg bekommen, benötigen Sie wirklich?

• Sicherlich kann es nett sein, wenn man sich auch auf dem Verteiler („Kopie an“) zum Projekt XY findet – obwohl man eigentlich nicht direkt daran mitarbeitet.
• Bestimmt finden Sie in jedem Ihrer abonnierten E-Mail-Newsletter einen lesenswerten Bericht – aber tragen diese nicht auch maßgeblich dazu bei, dass Ihr Postfach stetig gut gefüllt ist?

Versuchen Sie sich anzugewöhnen, regelmäßig Ihre E-Mail-Eingänge daraufhin zu überprüfen, ob

• die einzelnen Nachrichten wichtig für Sie und Ihre Arbeit ist oder
• Sie genauso gut darauf verzichten können.

Es werden Ihnen Ihre Kollegen bestimmt nicht übel nehmen, wenn Sie sie bitten, Sie aus dem Verteiler zu nehmen – und Sie beispielsweise mündlich auf dem Laufenden zu halten. Spätestens wenn Sie erwähnen, dass Sie auf diese Weise aktiv Ihren E-Mail-Bergen entgegenwirken möchten, werden sie verständnisvoll den Kopf nicken.

Außerdem gibt es im Internet genug Beratungsstellen, wo Sie einerseits wichtige Informationen erhalten und andererseits selbst bestimmen, wann Sie sie lesen möchten.

Gewähren Sie Einblicke

Gestatten Sie Ihrer Sekretärin bzw. Ihrer Urlaubsvertretung jeden Tag Ihre Mails zu checken und schon vorzusortieren. Überdenken Sie gegebenenfalls Ihre Ansicht, falls Sie meinen, dass Sie so zu viel Einblicke in Ihre Arbeit geben oder E-Mails auch dem Briefgeheimnis unterliegen. Betrachten Sie stattdessen die Vorteile, die sich durch Ihre Erlaubnis ergeben: Manche der eingegangenen Nachrichten kann Ihre Sekretärin bzw. Ihre Vertretung mit Sicherheit schon während Ihrer Abwesenheit löschen (z. B. Spam-Mails) oder bearbeiten (z. B. kurzfristige Anfragen).

Außerdem können Sie Ihrer Sekretärin/Vertretung ja eindeutig anhand der Absender vorgeben, welche E-Mails geöffnet werden dürfen – und welche nicht.
 
Dr. Jutta Gröschl ist Chefredakteurin der Monatspublikationen „Coaching“ und „Sekretärinnen SERVICE“, die im WEKA-Tochterunternehmen GWI erscheinen.