Bevor Sie irgendetwas tun, sollten Sie erst mal sortieren: Was muss heute erledigt werden, bzw. was ist besonders wichtig. Diese Aufgabe bekommt dann die Priorität A.

Wichtige Dinge, die noch Zeit haben, fallen unter die Priorität B. Da man solche Sachen aber schnell vergessen kann, und sie dann zur Priorität A+ mutieren können, sollten Sie sich rechtzeitig von Outlook daran erinnern lassen. Wie das geht, erfahren Sie in unserem Schwerpunktbericht. Sie finden den Link unten.

Unwichtiges und Routinearbeiten kriegen die Priorität C. Es ist sinnvoll, solche Arbeiten auf die Uhrzeiten zu verschieben, an denen Sie Ihr Tagestief haben und sich ohnehin nicht so leicht konzentrieren können. Meist fallen wir nach dem Mittagessen in ein Loch, das etwa bis um 15:00 Uhr anhält. Kniffelige Aufgaben sollten Sie in Ihre Hochzeiten verlegen. Also, schauen Sie nach, wann Sie fit, bzw. unkonzentriert sind, und richten Ihre Arbeit danach aus.

Pausen machen und Multitasking meiden

Versuchen Sie nicht, mehrere Dinge auf einmal zu tun. Denn dann machen Sie nichts richtig, wie eine Studie der Universität von Michigan aus dem Jahr 2001 ergeben hat. Und am Ende haben Sie viel mehr Arbeit, weil Sie die Fehler ausbügeln müssen. Machen Sie also lieber eine Sache richtig als viele falsch.

Auch wenn Land unter droht: Legen Sie mindestens jede Stunde fünf Minuten Pause ein. Sonst können Sie sich gar nicht mehr konzentrieren. Eine kleine Rast ist auch dann angesagt, wenn Sie einfach nicht mehr weiterkommen.

Falls Sie eine Megaaufgabe vor sich haben und weder ein noch aus wissen, dann unterteilen Sie sich den großen Brocken in mehrere kleine Abschnitte. Die können Sie dann bequem Stück für Stück abarbeiten.

In der Ruhe liegt die Kraft

Lassen Sie sich nicht durch die Hektik im Büro anstecken. Menschen im Stress arbeiten nicht schneller, sondern machen nur schneller Fehler.

Wenn Ihnen das Rumgewimmel zu viel wird, dann machen Sie doch einfach die Tür zu und lassen keine Anrufe mehr durchstellen. Das sollten Sie auch dann tun, wenn Sie viel Arbeit haben. Denn Gespräche mit Kollegen sind zwar nett. Aber nicht, wenn Sie dadurch ständig aus Ihrem Schaffen gerissen werden.

Effektives E-Mail-Management

Springen Sie nicht bei jeder E-Mail automatisch hoch. Sonst kommen Sie nur aus dem Rhythmus.

Einfache Arbeiten wie E-Mails beantworten sollten Sie am besten En Block erledigen. Dann müssen Sie sich nicht jedes Mal neu hinein denken.

Stellen Sie Outlook also so ein, dass Sie nicht ständig durch eintrudelnde E-Mails gestört werden. Dazu gehen Sie im Outlook-Menü auf Extras/Optionen und anschließend auf Einstelllungen. Hier klicken Sie E-Mail-Optionen und anschließend Erweiterte E-Mail-Funktionen an. Nun öffnet sich ein Fenster, das in mehrere Felder eingeteilt ist. Sehen Sie zu, dass im Feld Beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang die Kästchen bei Sound wiedergeben und Desktopbenachrichtigungen anzeigen bloß nicht angeklickt sind. Sonst macht es bei jeder neuen Mail „bing“ und Sie sehen einen Ausschnitt des eintreffenden Werks.

Packen Sie Mails für verschiedene Projekte in speziell dafür angelegte Ordner. Dann haben Sie alles kompakt an einem Ort und müssen Sie nicht jedes Mal Ihren ganzen E-Mailverkehr durchlesen, wenn Sie etwas Spezielles suchen.

Ordnung muss sein

Sie glauben nicht, wie viel Zeit Sie ein chaotischer Arbeitsplatz kostet. Wichtige Unterlagen sind im Notfall unauffindbar und so manche Arbeit wird doppelt gemacht. Sorgen Sie also für einen ordentlichen Schreibtisch. Grundsätzlich gehört nur das auf den Tisch, was gerade bearbeitet wird. Alles andere liegt im Ablagekorb.

Fazit: 5 Minuten investieren, Stunden gewinnen

Wenn Sie sich vor jedem Arbeitstag ein paar Gedanken machen, sparen Sie im Endeffekt viel mehr Zeit. Erstellen Sie sich hierzu einen schriftlichen Plan über das, was Sie erledigen müssen und was dabei am wichtigsten ist. Das hilft, die Kontrolle zu behalten und bringt einen roten Faden in den Tag. Planen Sie auch Zeit für Unvorhergesehenes ein. Denn sonst bringt Sie ein kleiner, unbedeutender Zwischenfall schnell aus dem Konzept.

Kurz bevor Sie heimgehen, sollten Sie noch den Tag Revue passieren lassen. Haben Sie alles erledigt, was Sie sich vorgenommen haben? Wenn nein, warum nicht? Schauen Sie nach, weshalb der Plan nicht funktioniert hat und disponieren im Zweifelsfall um. Denn die tollsten Vorsätze bringen nichts, wenn Sie sie nicht einhalten können.

Damit Sie in der Hektik nichts vergessen, erinnert Outlook Sie an die Termine. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Mehr über das optimale E-Mail-Management verrät dieser Schwerpunktbericht.

Sabine Philipp